Papierloses Büro: Die größten Stolpersteine auf einen Blick

In den meisten Unternehmen werden Tag für Tag große Mengen an Papier verbraucht. Allein in Deutschland arbeiten rund 18 Mio. Menschen in Büros und verbrauchen Papier, indem sie z.B. Dokumente ausdrucken. Dies bleibt nicht ohne Folgen: Innerhalb des vergangenen Jahrzehnts kam es zu einem deutlichen Anstieg des Papierverbrauchs. Global ist die Situation nicht anders. Der Bedarf an Papier steigt von Jahr zu Jahr. 2015 wurden weltweit rund 440 Mio. Tonnen Papier verbraucht.

Dabei war es noch nie so leicht, den Papierverbrauch einzudämmen. Schließlich kann die Digitalisierung wertvolle Unterstützung leisten. Im besten Fall stellen Unternehmen auf das papierlose Büro um. Die Idee dahinter ist, dass sämtliche Dokumente ausschließlich digital erzeugt, verwaltet und versendet werden. So ist es möglich, den Verbrauch an Papier drastisch zu senken und einen maßgeblichen Beitrag zur Schonung der Ressourcen zu leisten.

Allerdings bringt die Einführung des papierlosen Büros mehrere Stolpersteine mit sich. Philipp Herold, der Unternehmen als externer Datenschutzbeauftragter und damit als Experte für Datenschutz zur Seite steht (www.mein-datenschutzbeauftragter.de), kann dies nur bestätigen. Wenn Unternehmen mit der Einführung des papierlosen Büros beginnen, tun sich meist viel mehr Stolpersteine auf, als im Vorfeld vermutet wurde. Deren Spektrum ist wiederum breit gefächert, kaum jemand würde am Anfang denken, dass auch der Datenschutz zu berücksichtigen ist.

Ein ganz wesentlicher Aspekt ist die eigentliche Erfassung der Dokumente. Denn selbst wenn ein Unternehmen auf das papierlose Büro umstellt, treffen von außerhalb meist immer noch zahlreiche Dokumente in Papierform ein. Diese gilt es zu digitalisieren, wofür jedoch eine geeignete IT Infrastruktur zur Verfügung stehen muss – selbst wenn Kunden und Geschäftspartner dazu aufgefordert werden, ihre Dokumente möglichst nur in digitaler Form zu übermitteln.

Aus Perspektive des Datenschutzbeauftragten ist vor allem der nächste Schritt von großer Bedeutung, nämlich die Weiterleitung digitaler Dokumente sowie deren Archivierung. Alle hiermit in Verbindung stehenden Prozesse müssen so gestaltet sein, dass Dokumente – sofern sie sensible Daten enthalten – ausschließlich den Personen im Unternehmen zugänglich sind, die ein berechtigtes Interesse daran haben.

Ein bis in das kleinste Detail abgestimmte Dokumentenmanagement muss sicherstellen, dass ein angemessener Schutz der Dokumente gewährleistet ist. Für Unternehmen bedeutet dies zumeist, ein solches Dokumentenmanagement zunächst einführen zu müssen. Gleichzeitig ist es erforderlich, sich intensiv mit Zugriffsrechten zu beschäftigen.

Ebenso ist die spätere Auffindbarkeit der Dokumente ein wichtiges Thema. Die Archivierung muss auf Basis eines verständlichen Systems erfolgen. Gleichzeitig ist es erforderlich, das Archiv vor äußeren Gefahren abzusichern. Ergänzende Backup-Systeme müssen sicherstellen, dass sämtliche Dokumente auch nach Hardware-Defekten oder Hacker-Angriffen wiederherstellen lassen.

Schlussendlich muss sichergestellt sein, dass Datenschutzverstöße in jeglicher Form ausgeschlossen sind. Unternehmen, die dies nicht beherzigen, gehen ein großes Risiko ein. Sollte es dennoch zu einem Datenschutzverstoß kommen, kann die zuständige Aufsichtsbehörde ein Bußgeld einen bis zu sechsstelligen Euro-Betrag als Bußgeld verhängen. Wenn in knapp zweieinhalb Jahren die EU Datenschutzgrundverodnung in Kraft tritt, können Datenschutzverstöße sogar mit noch höheren Bußgeldern geahndet werden.

Unternehmen, die das papierlose Büro einführen und somit Ressourcen einsparen möchten, sollten sich also gut vorbereiten. Entscheidend ist die Vorgehensweise, die möglichst ganzheitlich ansetzt. Schließlich wäre es ärgerlich, wenn die Umstellung nicht gelingt und letztlich zum hohen und eigentlich unnötigen Papierverbrauch zurückgekehrt wird.

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Mein-Datenschutzbeauftragter.de ist Dienstleister für Datenschutz und Datensicherheit mit Sitz in Stockelsdorf. In der bundesweiten Beratung und Betreuung von Unternehmen als externer Datenschutzbeauftragter unterstützen wir diese beim Ausbau eines modernen und praxisgerechten Datenschutzmanagement.